Blog

Quản trị nhân sự, Tuyển dụng nhân sự

Bảng mô tả công việc cụ thể giúp 95% nhà tuyển dụng tìm kiếm đúng đối tượng

Bảng mô tả công việc cụ thể giúp 95% nhà tuyển dụng tìm kiếm đúng đối tượng
5 (100%) 16 votes

Phần 2: Mô tả công việc

Bộ công cụ Nhân sự cung cấp thông tin và công cụ để giúp các doanh nghiệp sửa đổi bản mô tả công việc hiện tại hoặc phát triển các công cụ mới. Các công cụ này bao gồm mẫu mô tả công việc, hồ sơ nhân sự của một số vị trí nhân viên phổ biến trong doanh nghiệp. Hồ sơ công việc có sẵn trong Bộ công cụ Nhân sự cung cấp một cái nhìn tổng quát về các chức năng nhiệm vụ chính được thực hiện bởi nhân viên ở một vị trí và những bằng cấp yêu cầu cho vị trí đó.

Dưới đây là một số thông tin hữu ích và quan trọng cần xem xét trước khi xây dựng mô tả công việc cho doanh nghiệp bạn.

1. Tại sao mô tả công việc lại quan trọng?

Bản mô tả công việc (MTCV) là một công cụ quản trị nhân sự cơ bản có thể giúp gia tăng hiệu quả của cá nhân và doanh nghiệp. Hội đồng HR đã phát triển sẵn hồ sơ việc làm cho các vị trí quan trọng trong các doanh nghiệp nhỏ nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.

Đối với mỗi nhân viên, bản mô tả công việc tốt sẽ giúp họ hiểu:

  • Nhiệm vụ và trách nhiệm của họ trong công việc;
  • Tầm quan trọng của vị trí công việc mà họ đang đảm nhiệm;
  • Vị trí công việc của họ đóng góp vào sứ mệnh, mục tiêu của doanh nghiệp như thế nào.

Đối với doanh nghiệp, bản mô tả công việc tốt sẽ đóng góp vào hiệu quả doanh nghiệp bằng cách:

  • Đảm bảo rằng công việc mà nhân viên đang thực hiện là phù hợp với sứ mệnh của doanh nghiệp
  • Giúp ban quản trị xác định rõ nhân viên phù hợp nhất với nhiệm vụ nào và phân công lại công việc.

Mô tả công việc cũng là nền tảng cho hầu hết các hoạt động quản lý nhân sự:

  • Tuyển dụng

Mô tả công việc được sử dụng để phát triển một kế hoạch tuyển dụng, trong đó thể hiện rõ ràng các nhiệm vụ được thực hiện và trình độ yêu cầu của doanh nghiệp cho từng vị trí công việc.

  • Lựa chọn

Các câu hỏi phỏng vấn, tiêu chí tuyển dụng và quá trình sàng lọc được dựa trên các nhiệm vụ và bằng cấp được nêu trong bản mô tả công việc.

  • Định hướng

Mô tả công việc giúp nhân viên thấy được vị trí của họ liên quan đến các vị trí khác trong doanh nghiệp như thế nào.

  • Đào tạo

Mô tả công việc có thể được sử dụng để xác định các lĩnh vực mà nhân viên không đáp ứng đủ các tiêu chuẩn của vị trí và do đó cần đào tạo.

  • Giám sát

Mô tả công việc có thể được sử dụng bởi nhân viên và người giám sát để giúp xây dựng một kế hoạch làm việc.

  • Xây dựng chính sách lương

Mô tả công việc có thể được sử dụng để phát triển một cấu trúc lương phù hợp, dựa trên mức độ liên quan của nhiệm vụ, trách nhiệm và trình độ của từng vị trí trong doanh nghiệp.

  • Quản lý Hiệu suất

Mô tả công việc và kế hoạch làm việc được sử dụng để theo dõi hiệu suất làm việc của cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp.

  • Phòng ngừa rủi ro liên quan đến pháp luật

Nếu một nhân viên bị thôi việc vì năng lực yếu kém, bản mô tả công việc chính xác, đầy đủ và được cập nhật mới sẽ giúp doanh nghiệp bảo vệ quyết định của mình, tránh được các rủi ro liên quan đến pháp luật lao động.

2. Thực hiện phân tích công việc

Nếu doanh nghiệp của bạn không có mô tả công việc hoặc nếu bản mô tả công việc của bạn đã không còn phù hợp, nhiệm vụ đầu tiên là tiến hành phân tích công việc.

Phân tích công việc là một quá trình thu thập thông tin một cách có hệ thống để giúp bạn hiểu và mô tả đầy đủ công việc và trách nhiệm của một vị trí cũng như kiến ​​thức, kỹ năng, năng lực cần thiết để thực hiện công việc. Mục đích là để có một bức tranh toàn cảnh về một vị trí – những công việc cụ thể sẽ thực hiện và thực hiện như thế nào.

Mục đích của phân tích công việc là cung cấp thông tin cần thiết cho việc viết bản mô tả công việc. Mô tả công việc được sử dụng làm cơ sở cho hầu hết các hoạt động quản lý nhân sự khác từ tuyển dụng đến đào tạo. Thông tin phân tích công việc cũng có thể được sử dụng trong quá trình đánh giá công việc, đó là quá trình phân chia giá trị cho từng vị trí với mục đính xây dựng chính sách tiền lương.

Các loại thông tin thu thập được trong quá trình phân tích công việc sẽ cụ thể theo từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, các loại thông tin điển hình được thu thập là:

  • Nhiệm vụ tóm tắt
  • Chi tiết các nhiệm vụ phổ biến nhất
  • Trách nhiệm giám sát
  • Yêu cầu về trình độ học vấn
  • Trình độ chuyên môn đặc biệt
  • Kinh nghiệm
  • Thiết bị / dụng cụ được sử dụng
  • Tần suất giám sát
  • Những vị trí đương nhiệm khác phải tiếp xúc trong công việc
  • Thẩm quyền ra quyết định
  • Trách nhiệm đối với hồ sơ / báo cáo / files
  • Điều kiện làm việc
  • Nhu cầu vật chất của công việc
  • Nhu cầu tinh thần của công việc

Thông tin về việc làm có thể được thu thập bằng cách sử dụng các kỹ thuật định tính hoặc tường thuật như phỏng vấn, bảng câu hỏi, quan sát và nhật ký hoạt động.

  • Phỏng vấn

Nhân viên và / hoặc người quản lý được hỏi một loạt các câu hỏi về công việc, những nhiệm vụ thiết yếu của công việc, và những năng lực cần thiết để thực hiện tốt công việc.

  • Bảng câu hỏi

Yêu cầu nhân viên điền một bản câu hỏi tiêu chuẩn về các nhiệm vụ thiết yếu của công việc (xem Bảng câu hỏi Phân tích Việc làm Mẫu của HR Toolkit)

  • Quan sát

Người thu thập dữ liệu quan sát các hoạt động của nhân viên và ghi lại các thông tin này trên một mẫu chuẩn.

Quan sát trực tiếp nhân viên trong công việc là một kỹ thuật hữu ích nếu các hoạt động có thể dễ dàng quan sát được.

  • Nhật ký hoạt động

Nhân viên được yêu cầu ghi lại nhật ký của mọi hoạt động và thời gian dành cho công việc trong một khoảng thời gian nhất định.

3. Thiết kế công việc thú vị và có tính thách thức

Thiết kế công việc là quá trình kết hợp trách nhiệm và nghĩa vụ vào công việc nhằm nâng cao hiệu quả của doanh nghiệp và sự hài lòng của nhân viên.

Khi thiết kế công việc, có một số vấn đề cần xem xét là:

  • Làm thế nào để công việc đóng góp vào các mục tiêu của doanh nghiệp?
  • Các nhiệm vụ được nhóm lại với nhau có đòi hỏi một bộ kỹ năng tương đương không?
  • Việc sắp xếp các nhiệm vụ nhất định lại với nhau có mang lại hiệu quả không?
  • Các nhiệm vụ được nhóm lại với nhau có tạo nên quy trình làm việc hợp lý ở cấp độ cá nhân và doanh nghiệp hay không?
  • Có yếu tố thích hợp nào cần được đề cập đến khi nhóm các nhiệm vụ không?

Một trong những lý thuyết nổi tiếng về thiết kế công việc dựa vào việc xem xét các công việc từ quan điểm của nhân viên. Richard Hackman và Greg Oldham liên kết động lực của nhân viên và sự hài lòng trong công việc với những đặc điểm sau đây của một công việc:

  • Sự đa dạng kỹ năng

Mức độ yêu cầu của công việc đối với từng vị trí là khác nhau và đòi hỏi các kỹ năng khác nhau.

  • Nhận dạng nhiệm vụ

Mức độ yêu cầu của công việc đòi hỏi người lao động phải hoàn thành một phần hay toàn bộ công việc, thực hiện nhiệm vụ từ đầu đến cuối.

  • Nhiệm vụ Tầm quan trọng

Mức độ quan trọng công việc đối với doanh nghiệp và / hoặc các vị trí công việc khác.

  • Quyền tự chủ

Sự độc lập và tùy ý của nhân viên khi hoàn thành công việc của mình.

  • Phản hồi

Mức độ nhân viên được cung cấp thông tin trực tiếp về hiệu quả công việc của mình.

Hãy nhớ năm đặc điểm này khi thiết kế các công việc cho doanh nghiệp của bạn. Các công việc thú vị, thúc đẩy và thỏa mãn được cán bộ nhân viên sẽ giúp doanh nghiệp giữ chân nhân sự của mình.

4. Cách xây dựng mô tả công việc

Các công việc thích hợp của một doanh nghiệp xuất phát từ cơ cấu doanh nghiệp và tầm nhìn sứ mệnh. Dựa vào phân tích nhiệm vụ, mục đích và chương trình hoạt động của doanh nghiệp:

  • Xác định các giá trị cần được phản ánh bởi tất cả nhân viên
  • Thiết lập các nhiệm vụ hoặc chức năng cần làm
  • Tập hợp các nhiệm vụ vào những công việc đầy ý nghĩa và đầy thách thức
  • Xác định kinh nghiệm, kiến thức, kỹ năng và các đặc tính khác được yêu cầu
  • Xem xét các điều kiện làm việc đặc biệt hoặc yêu cầu về thể chất
  • Xem xét sự công bằng trong nội bộ và ý nghĩa việc công nhận các chức danh công việc của đối tác bên ngoài doanh nghiệp.
  • Viết hoặc cập nhật bản mô tả công việc.

5. Người phê duyệt mô tả công việc

Hội đồng quản trị hoặc một đại diện được ủy quyền của hội đồng quản trị phê duyệt bản mô tả công việc cho vị trí giám đốc điều hành.

Trong các doanh nghiệp nhỏ, giám đốc điều hành phê duyệt tất cả các bản mô tả công việc của nhân viên.

Khi doanh nghiệp phát triển, giám đốc điều hành có thể ủy quyền phê duyệt mô tả công việc cho người quản lý thích hợp.

6. Các mẫu mô tả công việc

Một số bản mô tả công việc cho các vị trí:

  • Giám đốc kinh doanh
  • Trưởng phòng Marketing
  • Kế toán trưởng
  • Nhân viên Hành chính – Nhân sự

7. Sử dụng mẫu mô tả công việc như thế nào?

Để biết một doanh nghiệp quản lý nhân sự tốt hay không, bạn có thể nhìn vào các bản mô tả công việc xây dựng cho tất cả nhân viên.

Dù bạn đang xây dựng bản MTCV mới hoặc sửa đổi những cái hiện có, bạn nên xem xét các thông tin MTCV một cách cẩn thận và phù hợp để đảm bảo rằng nó đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp.

Sau đây là một số điều bạn cần xem xét:

  • Bản MTCV có nắm bắt chính xác các trách nhiệm và nghĩa vụ cần thực hiện trong doanh nghiệp của bạn – những gì cần được lưu giữ và những gì nên được bỏ ra?
  • Ngôn ngữ được sử dụng trong MTCV có phù hợp với doanh nghiệp của bạn không?
  • Trách nhiệm và nghĩa vụ nào được liệt kê để phản ánh tầm quan trọng của nó đối với doanh nghiệp của bạn?
  • Các bằng cấp có phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp không?

8. Những thông tin nào được yêu cầu trong hồ sơ nhân sự?

  • Vị trí chức danh

Chức danh của vị trí và một số chức danh thay thế cho cùng một vị trí (một số doanh nghiệp sẽ có một chức danh khác cho cùng một nhiệm vụ).

  • Mục đích công việc

Giới thiệu ngắn gọn về lý do tại sao công việc tồn tại.

  • Nhiệm vụ chính và trách nhiệm

Ví dụ về các nhiệm vụ chung được thực hiện bởi các cá nhân ở từng vị trí.

Các nhiệm vụ được liệt kê bao gồm hầu hết các nhiệm vụ mà một cá nhân có thể thực hiện (danh mục các nhiệm vụ sẽ không đầy đủ, một số nhiệm vụ có thể không phù hợp với doanh nghiệp, và doanh nghiệp có thể yêu cầu bổ sung).

  • Chứng chỉ

Các bằng cấp yêu cầu tối thiểu để thực hiện hoàn thành công việc.

Bằng cấp tối thiểu được sử dụng để đảm bảo rằng trình độ không bị thổi phồng dẫn đến khả năng phân biệt đối xử, đảm bảo các cá nhân có năng lực đều được sàng lọc trong quá trình tuyển dụng.

Các bằng cấp được mô tả là: trình độ học vấn, chuyên môn, kiến ​​thức, kỹ năng, khả năng cộng với đặc điểm cá nhân.

  • Kinh nghiệm

Số năm kinh nghiệm cần thiết đủ để hoàn thành công việc tại một vị trí.

  • Điều kiện làm việc

Điều kiện làm việc theo đặc thù của doanh nghiệp.

  • Mô tả công việc mẫu

Cuối mỗi hồ sơ sẽ có những mẫu mô tả công việc tham khảo từ các doanh nghiệp khác.

Gửi bình luận