Blog

Doanh nghiệp, Đào tạo nhân viên, Quản trị nhân sự

3 tips quản lý cuộc họp cho một tuần bận rộn

Sáng đầu tuần bạn “lăn” vào văn phòng, hoàn toàn tỉnh táo nhờ caffein và tràn đầy hy vọng về một tuần làm việc năng suất (OK, tôi đang cường điệu quá – bạn có thể chỉ đang ngái ngủ và mơ về cuối tuần mà thôi). Bạn bật máy tính lên, thân thiện chào hỏi các đồng nghiệp, rồi hứng chí bật lịch làm việc lên để xem tuần tới có gì vui.

Và rồi, bạn khóc thầm vì nhận ra cái lịch nó như thế này:

Lịch họp dày đặc
Lịch họp dày đặc

Vâng, không có gì tệ hơn các cuộc họp. Chúng ta đều biết điều này, nhưng rất ít người trong chúng ta tìm ra cách dọn dẹp chúng ra khỏi cuộc sống. Có rất nhiều bài viết ngoài kia khuyên chúng ta hạn chế các cuộc meetings lại và bảo vệ vốn thời gian quý giá của mình. Nhưng nếu bạn ở vào cái vị thế không có lựa chọn giảm thiểu nào cả, thì bạn sẽ làm gì?

Hãy dành chút thời gian để bao quát thực tế. Đến cả robot cũng phải làm việc, giống như chúng ta đều phải tham dự các cuộc họp. Bạn hoặc là để chúng làm tốn thời gian, hoặc tự trang bị cho mình 3 “vũ khí” để khiến cho các cuộc họp trở nên hiệu quả.

Sẵn sàng chưa? Đọc tiếp nhé.

Tất cả các cuộc họp đều cần một người chủ trì

 

Nghe có vẻ đơn giản, nhưng đây là yếu tố then chốt để có một buổi họp thành công. Có 1 “thuyền trưởng” lèo lái, cuộc họp sẽ đi đúng hướng. Ngược lại thì chỉ tổ tốn thời gian. Thay vì có các quyết định và quy trình đúng đắn, cuối cùng bạn sẽ kết thúc với một đống lộn xộn và những con người đang cảm thấy thất vọng vì họ sẽ phải tham gia cuộc họp nữa để giải quyết những thứ đáng lẽ ra phải xong trong cuộc họp này.

Người chủ trì cuộc họp là người cố vấn và hướng dẫn. Họ viết ra những việc phải làm và phác thảo ra mục đích rõ ràng của cuộc họp. Họ hỏi các câu hỏi mang tính dẫn dắt. Họ đưa ra những nhận xét phê bình, chặn lại các ý tưởng ngoài lề, và họ nhắc cả phòng về với mục đích ban đầu khi các cuộc hội thoại bắt đầu đi quá xa.

Nghe có vẻ rõ ràng, nhưng công việc này có thể rất khó khăn. Nhất là khi bạn chỉ mới tập tành. Đây là kịch bản giúp bạn khởi động meeting:

  • “Tôi triệu tập cuộc họp này bởi vì [nêu ra lý do cuộc họp]”
  • “Mục tiêu tiên quyết của buổi meeting là [nêu ra mục đích bạn muốn đạt được trong 30 – 60’ nữa]”
  • “Những việc chúng ta phải làm là [viết ra các đầu việc lên bảng để mọi người đọc hoặc trình chiếu chúng]”
  • “Từ những việc này, những mục quan trọng nhất là [khoanh tròn hoặc đánh số những mục đó]
  • “Các bạn thấy thế nào”

Câu cuối cùng (“Các bạn thấy thế nào”) khá quan trọng vì 1 số lý do. Nó giúp người khác nói lên ý kiến của họ vì họ có thể chỉ ra những điều mà bạn bỏ quên và đưa ra ý kiến riêng của họ về thứ tự ưu tiên của những đầu mục trong nội dung chính bạn đã trình bày. Quan trọng hơn, họ có cơ hội để bày tỏ sự đồng thuận với nội dung cuộc họp. Nếu họ chấp thuận, điều đó sẽ tiếp sức cho chủ trì trong việc duy trì tinh thần trách nhiệm của mọi người trong suốt cuộc họp.

Nhưng… ai sẽ là chủ trì?

Đôi khi điều đó không rõ ràng. Và đây là 2 cách để nhận biết:

Cách #1: Nếu bạn mở cuộc họp, bạn là chủ trì.

Nếu bạn là người lên lịch họp, bạn phải chịu trách nhiệm cho sự thành công của nó, cần chuẩn bị nội dung kỹ lưỡng và lên mục tiêu rõ ràng. Nếu bạn lên lịch nhưng bạn nghĩ người chủ trì nên là boss hay đồng nghiệp của bạn, thì bạn cần chủ động trao đổi rõ ràng với họ về trách nhiệm chủ trì.

Cách #2: Nếu không ai dẫn dắt cuộc họp, hãy chủ động đề nghị.

Nếu cuộc họp khởi đầu 1 cách dài dòng và không ai chủ động vạch ra những việc cần làm, thì đây là cơ hội để bạn xung phong. Hãy hỏi mọi người rằng họ có thể dành ít thời gian để lên kế hoạch và mục tiêu cho cuộc họp không. Cùng với nhau, bạn có thể xây dựng, định hướng cuộc họp. Nếu bạn cảm thấy mình có khả năng dẫn dắt, hãy mạnh dạn. Nếu bạn thấy người khác có khả năng hơn, hãy hỏi họ xem họ có thể dẫn dắt được không. Trong hầu hết các trường hợp, họ thường sẽ vui vẻ nhận lời.

Dù sao đi chăng nữa, điều quan trọng là luôn phải có người chủ động dẫn dắt xuyêt suốt cuộc họp.

Xác định các kỳ vọng.

Một lần nữa, nghe có vẻ đơn giản nhưng nếu nó đơn giản thật, thì sẽ chẳng có cuộc meeting nào kết thúc với sự thất vọng và chán nản.

Đây là vài thứ mà bạn cần phải thiết lập ngay khi bắt đầu cuộc họp:

  • Thời gian: Thời gian cuộc họp kết thúc.
  • Kết quả cuối cùng: Là những gì mà mỗi người cần hiểu và nắm rõ sau cuộc họp.
  • Xác định dứt khoát: Cuộc họp này là gì, không phải là gì.

Thời gian

Meeting có thể lan man, kéo dài vô thức từ ngày này sang ngày khác. Để tránh tình trạng đó, hãy dành ít phút để lúc đầu để thảo luận thời gian kết thúc của cuộc họp. Đồng thời cho mọi người biết rằng, với tư cách là chủ trì, bạn sẽ để ý đồng hồ và nhắc mọi người dừng đúng lúc. Điều này sẽ thiết lập tính chất đúng giờ của cuộc họp và người tham dự sẽ được nhắc nhở về thời gian.

Những tip quản lý thời gian khác:

  • Đừng đợi đến cuối mới check thời gian. Nếu bạn dẫn dắt cuộc họp, hãy cho mọi người biết khi còn 1 nửa thời gian và khi còn 10’ nữa. Thông báo giữa cuộc họp giúp mọi người biết tốc độ cần thiết để giải quyết hết các nội dung còn lại. Thông báo còn 10’ cho họ biết đến lúc họ cần đưa ra kết luận cho cuộc họp.
  • Thiết lập thời gian cho mỗi đầu mục công việc. Cho bản thân thời gian để thảo luận về một đầu mục. Khi hết thời gian cho đầu mục đó, dành ít phút để thảo luận với nhóm, rằng chúng ta đã xong công việc này chưa? Nếu chưa, thì mọi người có đồng ý dành thêm chút thời gian cho nó không? Việc thương lượng như thế này trong cuộc họp là bình thường, khi mà bạn vẫn chủ động được thời gian cuộc họp.
  • Nếu không thể cứ chốc lát lại phải để ý đồng hồ? Hãy dùng chức năng hẹn giờ. Bằng cách này, bạn có thể tập trung thảo luận mà không phải lo lắng về thời gian. Việc này cũng giúp tín hiệu thời gian được truyền tải rõ ràng cho cả phòng, để họ biết mình nên kết thúc hay tiếp tục. Chỉ cần thông báo với mọi người việc bạn dùng chế độ hẹn giờ để họ không bị bất ngờ.

Kết quả cuối cùng

Ngay từ đầu, việc thông báo về những kết quả bạn kỳ vọng mọi người thu được sau cuộc họp là cần thiết. VD, bạn có thể nói “Đến khi kết thúc buổi họp, tôi hy vọng…

  • … mọi người hiểu được toàn bộ kế hoạch dự án.”
  • … mọi người có một định hướng hành động rõ ràng trong tuần tới.”
  • … chúng ta cùng thống nhất quyết định X.”

Việc này sẽ thiết lập mục tiêu riêng cho từng người cũng nhue trách nhiệm của họ đối với công việc cụ thể. Nó khiến những người tham dự cuộc họp gắn kết lại và giúp cuộc họp được lèo lái đế ra được kết luận cuối cùng.

3 tips quản lý cuộc họp
3 tips quản lý cuộc họp

Xác định dứt khoát: phải hay không?

Một trong những bước đầu tiên để dẫn tới một buổi họp hiệu quả, đó là hãy thôi giả định. VD, bạn có thể có sẵn một mục tiêu hoàn hảo với đầu mục công việc được sắp xếp cẩn thận, nhưng bạn lại giả định rằng ai cũng hiểu mục tiêu và đầu mục đó như bạn.

Để giảm thiểu sự nhập nhằng, dành chút thời gian để thiết lập các kỳ vọng bằng cách định nghĩa cuộc họp này là gì, và không phải là gì.

Đây là 1 VD về “Phải/Không phải” mà tôi chia sẻ với nhóm của mình khi bắt đầu cuộc họp. Mục đích của cuộc họp đó là chia sẻ kết quả của một cuộc kiểm soát nội dung. Đây là cách tôi xác định rõ ràng về cuộc họp:

Cuộc họp này là…Cuộc họp này không phải là…
Một cuộc trao đổi cụ thể và có mục đích về sự khởi đầu cho 1 dự án lớn hơn rất nhiều.Một buổi xem xét toàn diện nội dung từ mọi khía cạnh marketing.
Buổi chia sẻ những thông tin cơ bản để khởi động một cuộc thảo luận lớn hơn về chiến lược nội dung của chúng ta.Để đưa ra khuyến nghị cụ thể về việc gì chúng ta nên hay không nên làm.
Để giới thiệu một phương pháp phân tích hiệu quả hoạt động của blog dựa vào lượt xem và tỷ lệ chuyển đổi.Để đưa ra bài phân tích so sánhgiữa những gì chúng ta có và không có.

Bởi vì chủ đề cuộc họp là kiểm soát nội dung, khả năng đi lan man là rất cao. “Nội dung” bao gồm rất nhiều thứ và có rất nhiều cách định nghĩa mà tôi có thể sử dụng. Bằng việc chia sẻ bảng trên ngay đầu cuộc họp, tôi đã giúp cả đội tập trung vào phạm vi cuộc họp. Nó cũng giúp cả đội hiểu được nội dung cuộc họp trong bối cảnh công việc thực tế.

Mọi cuộc meeting đều có một “bãi đậu xe”.

 

“Bãi đậu xe” là một công cụ tuyệt vời. Chúng là những khoảng trống để bạn “đậu” các ý tưởng. “Bãi đậu xe” là một phương pháp ghi nhận ý tưởng và tạm gạt chúng sang một bên 1 cách lịch sự, khi mà chúng có khả năng làm xao nhãng cuộc họp.

Tôi thường tạo ra các “Bãi đậu xe” bằng bảng cứng hoặc bảng giấy lật, hoặc 1 mảnh giấy cũng hoàn toàn được. Khi 1 ý tưởng khá thú vị nảy ra nhưng không thuộc chủ để, hãy nói “Hay đấy! Mọi người có đồng ý nếu tôi viết ý tưởng này vào đây và để sang 1 bên, để chúng ta quay lại với nó sau khi kết thúc thảo luận được không?” Sau đó viết xuống và nhớ nhắc lại nếu còn thời gian cuối buổi họp.

Trao đổi với mọi người về các tip.

Dẫn dắt một buổi họp sao cho hiệu quả thực sự là 1 thử thách. Nó còn khó hơn khi bạn làm điều đó mà không ai khác hiểu bạn đang làm gì. Nếu công ty bạn có văn hoá họp hành tồi tệ, thì việc một mình cố gắng áp dụng những tip này có thể khiến bạn thất vọng. Thay vào đó, hãy chia sẻ chúng với mọi người trước đã. Khi tất cả đều hiểu và đồng ý với một cách tiếp cận cuộc họp mới và hiệu quả, ai cũng sẽ hài lòng.

Theo tinypulse.com